Preguntas frecuentes na solicitude de certificados de Rexistro Civil: nacemento, matrimonio e falecemento

O novo servizo de solicitude de certificados ao Rexistro Civil forma parte do novo sistema de información que entrará en funcionamento coa entrada en vigor o 30 de abril de 2021 da “Lei 20/2011, do 21 de xullo, do Rexistro Civil (LRC)".

A Lei concibe o Rexistro Civil (RC) como un rexistro electrónico no que se realizan asentos informáticos, que dá fe dos feitos e actos do estado civil e organiza a súa publicidade instrumental.

A publicidade rexistral material consiste no conxunto de dereitos substantivos que se derivan da inscrición en beneficio do inscrito, que á súa vez está protexido polas presuncións de legalidade, exactitude e integridade (artigos 13, 16 e 81.3 LRC).

A publicidade rexistral formal deriva do feito de ser un rexistro público e refírese, desde este punto de vista, ao dereito de todo cidadán con plena capacidade de obrar, ou ben asistido polo seu representante legal, a ter coñecemento dos asentos do Rexistro Civil que consten no seu rexistro individual, de xeito ilimitado; ao acceso aos datos contidos no Rexistro Civil por parte da administración pública no exercicio das súas funcións e ao de terceiros que acrediten ter un interese lexítimo en obter a información rexistral dos datos que soliciten coñecer (artigos 15 e 80 e seguintes da LRC).

As certificacións son aqueles documentos que permiten obter a publicidade dos asentos no Rexistro Civil, a petición dos suxeitos inscritos, dos seus representantes legais ou de terceiros con interese lexítimo.

A certificación ten valor de documento público e probatorio respecto dos datos que figuran nos asentos do RC. As devanditas certificacións presúmense exactas e constitúen proba plena dos feitos e actos inscritos no RC, pero se por circunstancias excepcionais a certificación non se axusta aos datos que consten no Rexistro Civil, quedará suxeita ao que del resulte, sen prexuízo da correspondente responsabilidade.

As canles que pode utilizar un solicitante son os seguintes:

• Sede Electrónica. 
• Presencialmente nas Oficinas do Rexistro Civil (Oficinas Xerais, Oficina Central, Oficinas Consulares e oficinas colaboradoras). 
• Portelo físico colaborador: Por exemplo: Notarías que actúan como terceiros intermediarios.

Tal e como se indicou anteriormente e de conformidade co disposto no artigo 15 da LRC, os cidadáns terán libre acceso aos datos que consten no seu rexistro individual e, xa que logo, as persoas que ostenten a súa representación legal ou estean autorizadas polo propio titular ou o devandito representante legal. Porén, a información rexistral tamén se poderá obter por parte dun terceiro distinto do titular do rexistro individual, sempre que se identifique e exista un interese lexítimo para facelo.

Como criterio básico para valorar a existencia deste interese lexítimo, establécese que o obxecto da solicitude debe estar vinculado á propia natureza do Rexistro Civil e non a outros fins mercantís ou mercantís.

Detállanse a seguir os tipos de interesados por grupos, tendo en conta que en todo caso os solicitantes deberán acreditar a súa identidade ou autenticarse no momento de formular a petición.

• Con acceso libre aos seus propios datos ou aos datos do seu representado ou autorizante, integrado por:
  • O titular do rexistro individual. 
  • O seu representante legal, cando o titular sexa menor de idade ou con capacidade xurídica modificada xudicialmente. 
  • Unha persoa distinta que conte coa autorización do titular ou do representante legal do titular vivo, achegando autorización do inscrito ou do representante legal, a través dos medios legais oportunos.
• Persoas distintas das anteriores para as que se presume a existencia de interese lexítimo, en virtude da súa relación de parentesco e do carácter público do RC. Poden ser:
  • O cónxuxe.
  • A parella de feito.
  • Os ascendentes e descendentes ata o segundo grao.
• Terceiros distintos do titular do rexistro individual, o seu representante legal ou autorizado e as persoas con presunción de interese lexítimo derivado de parentesco que terán que demostrar ou facerse responsables da existencia dese interese lexítimo. Poden ser:
  • Terceiros intermediarios: Por exemplo, a solicitude pode ser presentada polo Notario actuando como portelo físico colaborador, na súa condición de funcionario público, quen fai constar na súa solicitude que comprobou previamente no exercicio das súas funcións a identidade e a existencia de interese lexítimo do destinatario final da certificación. Falamos, pois, dun terceiro intermediario, porque é o Notario quen comproba a identidade e o interese lexítimo do interesado.
  • Terceiros non autorizados: Por exemplo, acredores do suxeito inscrito.
  • Autoridades administrativas e xudiciais: Aquelas administracións públicas, entidades ou organismos públicos que, por algún motivo excepcional, non dispoñan con carácter temporal doutros accesos ao Rexistro Civil, pero necesiten obter unha certa información por motivos fundamentados na normativa legal, poderán poñerse en contacto coas oficinas do Rexistro Civil a través deste réxime de acceso para a súa publicidade mediante certificación. Por exemplo, xulgados
  • Autorizados polo xuíz de 1.ª Instancia: Por exemplo, cando o suxeito inscrito falecera e a petición se refira a datos especialmente protexidos (Lei 20/2011, art. 84)

Tendo en conta o anterior, a nova Lei introduce a necesidade de valorar o interese lexítimo do solicitante e, polo tanto, o novo sistema modela as distintas casuísticas dos solicitantes, que tamén deberán identificarse por medios electrónicos.

O Ministerio de Xustiza e as Comunidades Autónomas competentes prevén completar a transformación total do Modelo Rexistral nas actuais oficinas do Rexistro Civil antes de que remate o ano 2023. Durante este período de convivencia entre ámbolos dous modelos, o servizo de sede solicitará ao solicitante a documentación acreditativa do interese lexítimo só cando sexa necesaria.

Tes dúas opcións para solicitares certificados de rexistro civil de nacemento, matrimonio ou defunción: unha con identificación electrónica e outra para a que non é necesario.

Podes acceder ao trámite con identificación electrónica se estás rexistrado en Cl@ve, este rexistro NON é necesario se utilizas Certificado Electrónico ou DNI Electrónico.

Mediante o procedemento que require a identificación, pódense obter os certificados en liña, no momento, sempre que sexa posible. Mediante o procedemento que non precisa de identificación electrónica, os certificados non se expedirán no seu momento en ningún caso.

Algúns trámites requiren que se identifique electronicamente (do mesmo xeito que tería que facelo se realizase o trámite presencialmente).

Cl@ve é un sistema xestionado polo Ministerio de Facenda e Administracións Públicas destinado a unificar e simplificar o acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos. O seu principal obxectivo é que o cidadán poida identificarse perante a Administración a través do mecanismo máis conveniente en función do trámite que queira realizar e da forma máis sinxela posible, entre os que se atopan os seguintes: certificado electrónico/DNI-e, Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente, Cl@ve para cidadáns da UE. Estes mecanismos permiten aos cidadáns identificarse á hora de realizar o trámite. Para utilizalo, algúns dos mecanismos requiren o rexistro en Cl@ve. Máis información na Páxina Oficial de Cl@ve.

Só ten que se rexistrar en Cl@ve para Cl@ve PIN e Cl@ve PERMANENTE, non é necesario se utiliza Certificado electrónico ou DNI Electrónico.

Existen diferentes formas para se rexistrar en Cl@ve, así como unha ampla rede de oficinas onde é posible rexistrarse presencialmente ou obter un certificado electrónico. Recomendámoslle localizar a oficina máis próxima, o que lle evitará desprazamentos e esperas innecesarias. En todo caso, toda a información está dispoñible na Páxina oficial de Cl@ve na sección Como me podo rexistrar?.

Si, pode identificarse electronicamente mediante o DNI electrónico.

O uso do DNI electrónico para a autenticación no proceso de solicitude de certificados require ter instalado no ordenador do cidadán un navegador, lector de tarxetas criptográficas e sistema operativo que sexan compatibles, ademais da instalación dun módulo criptográfico.

Toda a información de interese e descargas necesarias para utilizar o DNI electrónico poden atoparse nesta ligazón: DNI electrónico.

Admítense os certificados electrónicos de clave pública, non revogados, soportados por @firma, a Plataforma de validación e sinatura electrónica do Ministerio de Facenda e Administracións Públicas.

Pode obter un certificado dixital de diferentes provedores de servizos de certificación. Un exemplo de provedor é a Fábrica Nacional de Moeda e Timbre, que fornece certificados a través de diferentes opcións e, para as opcións que requiren acudir presencialmente a unha Oficina de Rexistro, conta cunha ampla rede de oficinas asociadas. Pode obter máis información nesta páxina da Sede Electrónica da Fábrica Nacional de Moeda e Timbre.

Se cadra a resposta está en Cl@ve. Se non dá resolto o problema, póñase en contacto con Cl@ve: Por teléfono, chamando ao 060 ou deixando unha mensaxe na caixa do correo de atención de Cl@ve.

Na pantalla inicial do trámite deberá seleccionar a opción “INSCRITO" en “Persoa para a que solicita o certificado". Deste xeito poderá solicitar certificado de nacemento ou matrimonio nos que vostede sexa o inscrito, ou un dos inscritos no caso de certificados de matrimonio.

Si é posible. Na pantalla inicial do trámite deberá seleccionar a opción “TERCEIRO" en “Persoa para a que solicita o certificado". Poderá solicitar certificado de nacemento, matrimonio ou falecemento nos que nos que vostede NON sexa o inscrito, ou NON sexa un dos inscritos no caso de certificados de matrimonio.

Nestes casos deberá indicar se a persoa inscrita faleceu ou vive e a súa relación con ela, seleccionándoa na opción da primeira pantalla da aplicación “En calidade de".

Poderán actuar como representantes legais, por exemplo, os pais respecto dos seus fillos, cando estes sexan menores de idade.

Os seguintes non se consideran incluídos no grupo “Representante Legal":

• O representante legal que exerza a tutela, quen deberá achegar a documentación que o acredite como representante legal se non consta xa no Rexistro.
• O representante voluntario que actúe por mandato civil ou administrativo (avogado, procurador ou persoa autorizada) quen deberá achegar coa solicitude o documento que o faculte como autorizado (poder notarial, designación da quenda da AXG, autorización administrativa...).

Cando se actúe como representante legal na solicitude de certificados do Rexistro Civil deberá marcar na aplicación unha opción para aceptar a declaración responsable indicada para os efectos.

Ata a plena entrada en vigor da Lei 20/2011, non se esixirá de forma xeral a aqueles terceiros que o requiran que acheguen documentación xustificativa ou acreditativa do interese lexítimo. Só se poderá requirir que se acheguen estes documentos para a expedición de certificados só no caso de que a solicitude se dirixa a unha oficina do Rexistro Civil na que xa estea implantado o novo modelo de Rexistro Civil. A aplicación de sede electrónica solicitará a documentación acreditativa só neste caso, é dicir, cando na oficina de destino estea implantado o novo modelo de Rexistro Civil.

O Ministerio de Xustiza e as Comunidades Autónomas competentes prevén completar a transformación total do Modelo Rexistral nas actuais oficinas do Rexistro Civil antes de que remate o ano 2023.

Durante o período de convivencia das leis do 8 de xuño de 1957, do Rexistro Civil, e 20/2011, do 21 de xullo, do Rexistro Civil, no que se está a implantar progresivamente o novo modelo rexistral, só terán que achegar estes documentos acreditativos se a oficina que tramita o expediente xa está baixo o mandato da Lei 20/2011.

Advírteselle ao solicitante que, se non explica causa xustificativa, necesidade e destinatario, a solicitude será denegada.

Poderá esixirse que se acheguen os devanditos documentos cando se solicite un certificado como terceiro en determinados casos: Cando no campo “En calidade de" seleccione: “Autorizado polo inscrito ou o seu representante" ou “Outros", para certificados de nacemento ou matrimonio.

Para solicitar o certificado de nacemento se naceu no Sáhara Occidental, debe indicar no formulario os seguintes datos:

• País de nacemento: ANTIGOS TERRITORIOS DE SOBERANÍA ESPAÑOLA.
• Lugar de Nacemento: SÁHARA.
• País de rexistro: España.
• Rexistro Provincia: Madrid.
• Rexistro Civil: Rexistro Civil Central.

Non se poderán realizar solicitudes do mesmo certificado ata transcorridos 15 días desde a anterior. Esta limitación non afecta ás solicitudes de certificados que se poidan emitir no momento.

É dicir, para poder solicitar o mesmo certificado: mesmo solicitante para o mesmo inscrito, mesma materia e mesmo tipo de certificado; haberá que agardar 15 días desde a solicitude anterior. Esta limitación afecta só aos certificados que non se poidan xerar en liña.

Se o nacemento, matrimonio ou falecemento aconteceu no estranxeiro, a aplicación poderá solicitarlle que introduza os datos rexistrais correspondentes ao Rexistro Civil Central ou do Consulado.

Para os datos rexistrais do Rexistro Civil central, os campos que ten que cubrir son os seguintes:

Se dispón doutro certificado emitido previamente polo Rexistro Civil Central, pode atopar os datos nel tal e como se indica na seguinte imaxe:

E para os datos rexistrais do consulado, os campos que ten que cubrir son os seguintes:

Se dispón doutro certificado emitido previamente polo consulado, pode atopar os datos nel tal e como se indica nos exemplos:

Para obter no momento os certificados de rexistro civil, os feitos sobre os que se solicitan deberán estar asociados a oficinas de rexistro civil dixitalizadas ou informatizadas, en caso contrario non será posible.

Se cumpre o requisito do parágrafo anterior, os certificados poderán obterse no momento nos seguintes casos:

• Cando vostede sexa o inscrito, é dicir, que o estea a solicitar para vostede mesmo. Casos de certificados de nacemento e matrimonio
• Nas seguintes situacións cando o solicite como terceiro, é dicir, que o solicite para outra persoa:
  • Se o inscrito está vivo e vostede é o seu representante legal. Só para certificados de nacemento. 
  • Se a persoa inscrita faleceu e vostede figura no grupo de “Fillos de, Cónxuxes de e Parellas de feito" con respecto á persoa inscrita.

No resto dos casos, o certificado NON se obterá no momento por vía electrónica.

Polo de agora, NON será posible obter os certificados no momento para persoas cun só apelido.

No resto dos casos non sinalados en Podo obter os certificados de rexistro civil por vía electrónica no momento? a aplicación, segundo os casos, solicitará uns ou outros dato e guiarao no proceso, podendo darse dúas situacións:

• A súa solicitude será enviada para ser tramitada por un funcionario e, unha vez estudada e aceptada, remitirase o certificado ao enderezo de correo postal indicado na solicitude.
• No caso de que o feito sobre o que se solicita a certificación se atope nunha oficina de rexistro civil NON informatizada, a propia aplicación indicará que debe solicitalo presencialmente.

A aplicación permite seleccionalo, pero o certificado só se fornecerá no idioma solicitado cando sexa posible. Para as inscricións dixitalizadas e para as inscricións informatizadas en papel, é posible que non se poidan expedir no idioma solicitado.

Pode utilizar o seguinte formulario para se pór en contacto co Centro de Atención ao Cidadán no caso de ter algún problema á hora de solicitar os certificados.