Preguntas frecuentes en la solicitud de certificados de Registro Civil: nacimiento, matrimonio y defunción ​​​

El nuevo servicio de solicitud de certificados al Registro civil (RC) forma parte del nuevo sistema de información que entrará en funcionamiento con la entrada en vigor el 30 de abril del 2021 de la “Ley 20/2011, de 21 de julio, del Registro Civil (LRC)”.

La Ley concibe el Registro Civil como un registro electrónico en el que se practican asientos informáticos, que da fe de los hechos y actos del estado civil y organiza la publicidad instrumental de los mismos. 

La publicidad registral material consiste en el conjunto de derechos sustantivos que de la inscripción se desprenden en beneficio de quien inscribe, que a su vez se encuentra protegido por las presunciones de legalidad, exactitud e integridad (artículos 13, 16 y 81.3 LRC).

La publicidad registral formal deriva del hecho de ser un registro público y se refiere, desde este punto de vista, al derecho que tiene todo ciudadano con plena capacidad de obrar, o bien asistido por su representante legal, a tomar conocimiento de los asientos del Registro Civil que figuren en su registro individual, de forma ilimitada; al acceso a los datos que consten en el Registro Civil por parte de la administración pública en el desempeño de sus funciones y al de terceros que acrediten tener interés legítimo en obtener información registral de los datos que soliciten conocer (artículos 15 y 80 y siguientes de la LRC).

Las certificaciones son aquellos documentos que permiten obtener la publicidad de los asientos obrantes en el Registro Civil, a solicitud de los sujetos inscritos, sus representantes legales o terceros con interés legítimo.

La certificación tiene valor de documento público y probatorio respecto de los datos que constan en los asientos del RC. Dichas certificaciones se presumen exactas y constituyen prueba plena de los hechos y actos inscritos en el RC, pero si por circunstancias excepcionales, la certificación no fuese conforme con los datos que consten en el Registro Civil, se estará a lo que de éste resulte, sin perjuicio de la responsabilidad que proceda.

Los canales que puede utilizar un solicitante son:

• Sede Electrónica.
• Presencial en Oficinas del Registro Civil (Oficinas Generales, Oficina Central, Oficinas Consulares y oficinas colaboradoras).
• Ventanilla física colaboradora: Por ejemplo: Notarías que actúan como terceros intermediarios.

Como se ha indicado anteriormente y atendiendo a lo previsto por el artículo 15 de la LRC, los ciudadanos tendrán libre acceso a los datos que figuren en su registro individual y, por ende, las personas que ostenten su representación legal o sean autorizadas por el propio titular o dicho representante legal. No obstante, también podrá obtenerse información registral por parte de un tercero distinto del titular del registro individual, siempre que se identifique y que exista un interés legítimo para ello.

Como criterio básico para valorar la existencia de ese interés legítimo, se establece que la finalidad de la solicitud deberá estar vinculada a la propia naturaleza del Registro Civil y no a otros fines mercantiles o comerciales distintos.

A continuación, se detallan por grupos los tipos de interesados, debiendo tenerse en cuenta que en todos los casos los solicitantes deben acreditar su identidad o autenticarse al formular la petición:

• Con acceso libre a sus propios datos o a los datos de su representado o autorizante, integrado por:​
  • El titular del registro individual.
  • Su representante legal, cuando el titular sea menor de edad o con capacidad jurídica modificada judicialmente.
  • Persona distinta que contara con autorización del titular o del representante legal del titular vivo, aportando autorización del inscrito o del representante legal, a través del medio legal oportuno
• Personas distintas de las anteriores para las que se presume la existencia de interés legítimo, en virtud de su relación de parentesco y del carácter público del RC. Serían:
  • El cónyuge.
  • La pareja de hecho.
  • Los ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.
• Terceros distintos del titular del registro individual, su representante legal o autorizado y de las personas con presunción de interés legítimo derivada de parentesco que tendrían que demostrar o hacerse responsables de la existencia de ese interés legítimo. Serían:
  • Terceros intermediarios: Por ejemplo, la solicitud puede ser presentada por el Notario actuando de ventanilla física colaboradora, en su condición de funcionario público; que hace constar en su solicitud que ha comprobado previamente en el ejercicio de sus funciones la identidad y la existencia de interés legítimo del destinatario final de la certificación. De ahí que se hable de tercero intermediario, porque es el Notario el que comprueba la identidad e interés legítimo del interesado.
  • Terceros no autorizados: Por ejemplo, acreedores del sujeto inscrito.
  • Autoridades Administrativas y Judiciales: Aquellas administraciones públicas, entidades u organismos públicos que, por cualquier motivo excepcional, no cuenten con otros accesos al Registro Civil disponibles de forma temporal, pero necesiten obtener cierta información por causa fundada en normativa legal, podrán dirigirse a las oficinas del Registro Civil a través de este régimen de acceso para publicidad por certificación. Por ejemplo, Juzgados
  • Autorizados por el Juez de 1ª Instancia: Por ejemplo, cuando el sujeto inscrito ha fallecido y la petición se refiere a datos especialmente protegidos (Ley 20/2011, Art. 84)

A la vista de lo anterior, la nueva Ley introduce la necesidad de valorar el interés legítimo del solicítate y por tanto el nuevo sistema modela la distinta casuística de los solicitantes, que además deberán estar identificados por medios electrónicos.

El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas competentes prevén completar la completa transformación de Modelo Registral en las oficinas actuales de Registro Civil antes de finalizar el año 2023. Durante este periodo de convivencia entre ambos modelos el servicio de sede solicitará al solicitante la documentación de acreditación de interés legítimo solo cuando sea necesaria .

Dispone de dos opciones para solicitar certificados de registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción: una con identificación electrónica y otra para la que no es necesario. 

Puede acceder al trámite con identificación electrónica si está registrado en Cl@ve, NO es necesario este registro si utiliza Certificado electrónico o DNI Electrónico. 

Mediante el trámite que requiere identificación puede obtener los certificados online, en el momento, siempre que sea posible. Mediante el trámite que no requiere identificación electrónica, en ningún caso se emitirán en el momento los certificados.

Algunos trámites requieren que se identifique electrónicamente (de la misma manera que también tendría que hacerlo si realizara el trámite presencialmente).

Cl@ve es un sistema gestionado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas, orientado a unificar y simplificar el acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Su objetivo principal es que el ciudadano pueda identificarse ante la Administración mediante el mecanismo más conveniente en función del trámite que quiera realizar y de la manera más sencilla posible, de entre las siguientes: certificado electrónico/DNI-e, Cl@ve PIN, Cl@ve Permanente, Cl@ve para ciudadanos de la UE. Estos mecanismos permiten identificarse a los ciudadanos a la hora de realizar el trámite. Para su uso, algunos de los mecanismos exigen registrarse en Cl@ve. Más información en la Página Oficial de Cl@ve.

Sólo necesita registrarse en Cl@ve para Cl@ve PIN y Cl@ve PERMANENTE, no es necesario si utiliza Certificado electrónico o DNI Electrónico.

Existen diferentes maneras para registrarse en Cl@ve además de una amplia red de oficinas donde es posible registrase presencialmente u obtener un certificado electrónico. Le recomendamos localizar la oficina más cercana, que le evitará desplazamientos y esperas innecesarias. En cualquier caso, toda la información está disponible en la Página oficial de Clave en el apartado ¿Cómo puedo registrarme?.

Sí, puede identificarse electrónicamente mediante el DNI electrónico.

El uso de DNI electrónico para la autenticación en el proceso de solicitud de certificados, requiere tener instalado en el ordenador del ciudadano un navegador, lector de tarjetas criptográficas y sistema operativo que estén soportados, además de la instalación de un módulo criptográfico.

Toda la información de interés y descargas necesarias para usar el DNI electrónico, se puede encontrar en DNI electrónico.

Se admitirán los certificados electrónicos de clave pública, no revocados, soportados por @firma, la Plataforma de validación y firma electrónica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Puede obtener un certificado digital de diferentes proveedores de servicios de certificación. Un ejemplo de proveedor es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que proporciona certificados mediante distintas opciones y, para las opciones que requieren acudir presencialmente a una Oficina de Registro, dispone de una amplia red de oficinas asociadas. Puede obtener más información en esta página de la Sede Electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Quizá la respuesta esté en Cl@ve. Si no consigue resolver el problema contacte con Cl@ve. Preguntas frecuentes (FAQs): Por teléfono, llamando al teléfono 060 o dejando un mensaje en el Buzón de atención de Cl@ve.

En la pantalla inicial del trámite debe seleccionar en “Persona para la que solicita el certificado” la opción “INSCRITO”. Así podrá solicitar certificados de nacimiento o matrimonio en los que usted es el inscrito, o uno de los inscritos en el caso de certificados de matrimonio.

Sí se puede. En la pantalla inicial del trámite debe seleccionar en “Persona para la que solicita el certificado” la opción “TERCERO”. Podrá solicitar certificados de nacimiento, matrimonio o defunción en los que usted NO es el inscrito, o NO es uno de los inscritos en el caso de certificados de matrimonio.

En estos casos debe indicar si el inscrito ha fallecido o está vivo y su relación con el mismo, seleccionándola en la opción de la primera pantalla de la aplicación “En calidad de”.

Podrán actuar como representante legal, por ejemplo, los padres respecto de sus hijos, cuando dichos hijos sean menores de edad.

No se consideran incluidos en el grupo "Representante Legal" los siguientes:

• El representante legal que ejerce la tutela, que debe aportar la documentación que le acredite como representante legal si no constara ya en el Registro.
• El representante voluntario que actúa por mandato civil o administrativo (abogado, procurador o autorizado) que tiene que acompañar a la solicitud el documento que le faculta como autorizado (poder notarial, designación del turno de AJG, autorización administrativa...).

Cuando se actúa como representante legal en la solicitud de certificados de registro Civil, deberá marcar en la aplicación una casilla indicando que acepta la declaración responsable indicada al efecto.

Hasta la completa entrada en vigor de la ley 20/2011 no se va a exigir, de forma general, la aportación de documentación justificativa o acreditativa del interés legítimo a aquellos terceros que lo requieran. Se podrá exigir la aportación de dichos documentos para la expedición de certificados únicamente si la solicitud va dirigida a una oficina de Registro Civil en la que ya se haya implantado el nuevo modelo de Registro Civil. La aplicación de sede electrónica solicitará la documentación acreditativa solo en este caso, es decir, cuando en la oficina de destino esté implantado el nuevo modelo de Registro Civil.

El Ministerio de Justicia y las Comunidades Autónomas competentes prevén completar la completa transformación de Modelo Registral en las oficinas actuales de Registro Civil antes de finalizar el año 2023.

Durante el periodo de convivencia de las leyes de 8 de junio de 1957 sobre el Registro Civil, y 20/2011, de 21 de Julio, del Registro Civil, en el que se está implantando de forma progresiva el nuevo modelo registral, solo tendrán que aportar estos documentos acreditativos si la oficina que tramite el expediente ya esté bajo el mandato de la Ley 20/2011.

Se previene al solicitante de que, si no explica causa justificativa, necesidad y destinatario, la solicitud será denegada.

Se podrá exigir la aportación de dichos documentos cuando solicite un certificado como tercero en determinados casos: Cuando en el campo “En calidad de” seleccione: “Autorizado por el inscrito o por su representante” u “Otros”, para certificados de nacimiento o matrimonio.

Para solicitar su certificado de nacimiento en caso de haber nacido en el Sahara Occidental, debe indicar los siguientes datos en el formulario:

• País de nacimiento: ANTIGUOS TERRITORIOS DE LA SOBERANÍA ESPAÑOLA.
• Lugar Nacimiento: EL SAHARA.
• País inscripción: España.
• Provincia Inscripción: Madrid.
• Registro Civil: Registro Civil Central.

No será posible realizar solicitudes del mismo certificado hasta pasados 15 días desde la anterior. Esta limitación no afecta a las solicitudes de certificados que puedan emitirse al momento.

Es decir, para poder solicitar el mismo certificado: mismo solicitante para el mismo inscrito, misma materia e igual tipo de certificado; habrá que esperar 15 días desde la anterior solicitud. Esta limitación afecta solo a certificados que no se puedan generar online.

En caso de que el nacimiento, matrimonio o defunción se hayan producido en el extranjero, la aplicación puede solicitarle introducir los datos registrales correspondientes al Registro Civil Central o del Consulado.

Para los datos registrales del Registro Civil central los campos a cumplimentar son los siguientes:

En caso de que disponga de otro certificado emitido con anterioridad por el Registro Civil Central, puede encontrar los datos en el mismo como se indica en la siguiente imagen:

Y para los datos registrales del consulado los campos a cumplimentar son los siguientes:

En caso de que disponga de otro certificado emitido con anterioridad por el consulado, puede encontrar los datos en el mismo como se indica en los ejemplos:

Para obtener los certificados de registro civil en el momento, los hechos sobre los que se solicitan deben estar asociados a oficinas de registro civil digitalizadas o informatizadas, en otro caso no será posible.

Si se cumple la condición del párrafo anterior, se podrán obtener los certificados en el momento en los siguientes casos:

• Cuando usted sea el inscrito, es decir que lo esté solicitando para usted mismo. Casos de certificados de nacimiento y matrimonio
• En las siguientes situaciones cuando lo solicite como tercero, es decir, que lo solicite para otra persona:
• Si el inscrito está vivo y usted es su representante legal. Solo para certificados de nacimiento.
• Si el inscrito ha fallecido y usted está en el grupo de “Hijos de, Cónyuges de y Parejas de hecho” respecto al inscrito.

En el resto de casos NO se obtendrá el certificado en el momento electrónicamente.

Por ahora, NO será posible obtener los certificados al momento para personas con un solo apellido.

En el resto de supuestos no indicados en ¿Puedo obtener los certificados de registro civil en el momento electrónicamente? la aplicación, en función del caso, le solicitará unos u otros datos y le irá guiando en el proceso, podrán darse dos situaciones:

• Su solicitud será enviada a tramitar por un funcionario, y una vez estudiada y aceptada, se le remitirá el certificado a la dirección de correo postal que indique en su solicitud.
• En caso de que el hecho sobre el que se solicita la certificación se encuentre en una oficina de registro civil NO informatizada, la propia aplicación le indicará que debe solicitarlo presencialmente.

La aplicación permite seleccionarlo, pero solo se proporcionará el certificado en el idioma solicitado cuando sea posible. Para las inscripciones digitalizadas y para las informatizadas en papel puede no ser posible expedirlos en el idioma solicitado.

Puede utilizar el siguiente formulario en caso de que tenga algún problema en la solicitud de los certificados para ponerse en contacto con Centro de Atención al Ciudadano.