Preguntes freqüents en la sol·licitud de certificats de Registre Civil: naixement, matrimoni i defunció

El nou servei de sol·licitud de certificats al Registre Civil forma part del nou sistema d'informació que entrarà en funcionament amb l'entrada en vigor el 30 d'abril de 2021 de la "Llei 20/2011, de 21 de juliol, del Registre Civil (LRC)".

La Llei concep el Registre Civil (RC) com un registre electrònic en el qual es practiquen assentaments informàtics, que dona fe dels fets i actes de l'estat civil i n'organitza la publicitat instrumental.

La publicitat registral material consisteix en el conjunt de drets substantius que es deriven de la inscripció en benefici de qui inscriu, que al seu torn està protegit per les presumpcions de legalitat, exactitud i integritat (articles 13, 16 i 81.3 LRC).

La publicitat registral formal deriva del fet de ser un registre públic i es refereix, des d'aquest punt de vista, al dret que té tot ciutadà amb plena capacitat d'obrar, o bé assistit pel seu representant legal, a prendre coneixement dels assentaments de Registre Civil que apareixen en el seu registre individual, de manera il·limitada; l'accés a les dades que consten al Registre Civil per part de l'administració pública en el desenvolupament de les seves funcions i al de tercers que acreditin tenir un interès legítim en obtenir informació registral de les dades que sol·liciten conèixer (articles 15 i 80 i següents de la LRC).

Les certificacions són aquells documents que permeten obtenir la publicitat dels assentaments que consten al Registre Civil, a sol·licitud dels subjectes inscrits, dels seus representants legals o de tercers amb interès legítim.

La certificació té el valor d'un document públic i probatori respecte a les dades contingudes en les inscripcions del RC. Es presumeix que aquestes certificacions són exactes i constitueixen una prova plena dels fets i actes inscrits al RC, però, si per circumstàncies excepcionals, la certificació no s'ajusta a les dades que consten al Registre Civil, quedarà subjecta al que se'n derivi, sense perjudici de la responsabilitat aplicable.

Els canals que pot utilitzar un sol·licitant són:

• Seu electrònica.
• Presencial a les Oficines del Registre Civil (Oficines de la Generalitat, Oficina Central, Oficines Consulars i oficines col·laboradores).
• Finestreta física col·laboradora: per exemple, notaris que actuen com a tercers intermediaris.

Tal com s'ha indicat anteriorment i d'acord amb el que estableix l'article 15 de la LRC, els ciutadans tindran lliure accés a les dades contingudes en el seu registre individual i, per tant, les persones que ostentin la seva representació legal o estiguin autoritzades pel propi titular o dit representant legal. No obstant això, també pot obtenir informació registral un tercer que no sigui el titular del registre individual, sempre que estigui identificat i que hi hagi un interès legítim.

Com a criteri bàsic per avaluar l'existència d'aquest interès legítim, s'estableix que la finalitat de la sol·licitud ha d'estar vinculada a la pròpia naturalesa del Registre Civil i no a altres finalitats comercials o mercantils diferents.

A continuació, es detallen per grups els tipus d'interessats; cal tenir en compte que en tots els casos els sol·licitants han d'acreditar la seva identitat o autenticar-se a l'hora de formular la petició.

• Amb accés lliure a les seves pròpies dades o a les dades del seu representant o autoritzant, integrat per:
  • El titular del registre individual. 
  • El seu representant legal, quan el titular sigui menor d'edat o amb capacitat jurídica modificada judicialment. 
  • Persona diferent que disposi d'autorització del titular o del representant legal del titular viu, aportant autorització de l'inscrit o del representant legal, mitjançant el mitjà legal oportú
• Persones diferents de les anteriors per a les quals es presumeix l'existència d'un interès legítim, en virtut de la seva relació de parentiu i del caràcter públic del  RC. Serien:
  • El cònjuge.
  • La parella de fet.
  • Els ascendents i descendents fins al segon grau.
• Tercers diferents del titular del registre individual, el seu representant legal o autoritzat i de les persones amb presumpció d'interès legítim derivada de parentiu que haurien de demostrar o assumir la responsabilitat de l'existència d'aquest interès legítim. Serien:
  • Tercers intermediaris: Per exemple, la sol·licitud pot ser presentada pel Notari actuant com a finestreta física col·laboradora, en la seva condició de funcionari públic, que fa constar en la seva sol·licitud que ha comprovat prèviament en l'exercici de les seves funcions la identitat i l'existència d'un interès legítim del destinatari final de la certificació. Per això parlem d'un tercer intermediari, perquè és el Notari qui comprova la identitat i l'interès legítim de l'interessat.
  • Tercers no autoritzats: Per exemple, creditors del subjecte inscrit.
  • Autoritats Administratives i Judicials: Aquelles administracions públiques, entitats o organismes públics que, per qualsevol motiu excepcional, no disposin d'altres accessos al Registre Civil disponibles de manera  temporal, però necessitin obtenir certa informació per causa  fonamentada en normativa legal, podran adreçar-se a les oficines del Registre Civil a través d'aquest règim d'accés a la publicitat  per certificació. Per exemple, Jutjats.
  • Autoritzats pel Jutge de Primera Instància: Per exemple, quan el subjecte interessat inscrit ha mort i la petició es refereix a  dades especialment protegides (Llei 20/2011, art. 84)

En vista d'això, la nova Llei introdueix la necessitat d'avaluar l'interès legítim del sol·licitant i, per tant, el nou sistema modela la diferent casuística dels sol·licitants, que també han de ser identificats per mitjans electrònics.

El Ministeri de Justícia i les Comunitats Autònomes competents preveuen completar la transformació del Model Registral a les oficines actuals del Registre Civil abans de finalitzar l'any 2023. Durant aquest període de convivència entre ambdós  models, el servei de la seu sol·licitarà al sol·licitant la documentació acreditativa d'interès legítim només quan sigui necessari.

Disposeu de dues opcions per sol·licitar certificats de registre civil de naixement, matrimoni o defunció: una amb identificació electrònica i una altra per a la qual no cal aquesta identificació.

Podeu accedir al tràmit amb identificació electrònica si esteu registrat a Cl@ve; NO us caldrà aquest registre si utilitzeu Certificat electrònic o DNI Electrònic.

Mitjançant el tràmit que requereix identificació, podreu obtenir els certificats en línia en el moment, sempre que sigui possible. Mitjançant el tràmit que no requereix identificació electrònica, en cap cas no s'emetran en el moment els certificats.

lguns tràmits requereixen que us identifiqueu electrònicament (de la mateixa manera que hauríeu de fer si realitzéssiu el tràmit presencialment).

Cl@ve és un sistema gestionat pel Ministeri d'Hisenda i Administracions Públiques, orientat a unificar i simplificar l'accés electrònic dels ciutadans als serveis públics. El seu objectiu principal és que el ciutadà es pugui identificar davant l'Administració mitjançant el mecanisme més convenient en funció del tràmit que vulgui realitzar i de la manera més senzilla possible, entre els següents: certificat electrònic/DNI-e, Cl@ve PIN, Cl@ve Permanent, Cl@ve per als ciutadans de la UE. Aquests mecanismes permeten que els ciutadans s'identifiquin a l'hora de dur a terme el tràmit. Per al seu ús, alguns dels mecanismes requereixen el registre a Cl@ve. Més informació a la Pàgina Oficial de Cl@ve.

Només cal que us registreu a Cl@ve per a Cl@ve PIN i Cl@ve PERMANENT; no és necessari si utilitzeu un Certificat electrònic o un DNI Electrònic.

Hi ha diferents maneres de registrar-se a Cl@ve, així com una extensa xarxa d'oficines on és possible registrar-se presencialment o obtenir un certificat electrònic. Us  recomanem que localitzeu l'oficina més propera per evitar desplaçaments i esperes innecessàries. En qualsevol cas, tota la informació està disponible a la Pàgina oficial de Clave a l'apartat Com puc registrar-m'hi?

Sí, podeu identificar-vos electrònicament mitjançant el DNI electrònic.

L'ús del DNI electrònic per a l'autenticació en el procés de sol·licitud de certificats requereix tenir instal·lats a l'ordinador del ciutadà un navegador, un lector de targetes criptogràfiques i un sistema operatiu compatibles, a més de la instal·lació d'un mòdul criptogràfic.

Tota la informació d'interès i descàrregues necessàries per utilitzar el DNI electrònic es pot trobar en aquest enllaç: DNI electrònic.

Se admitirán los certificados electrónicos de clave pública, no revocados, soportados por @firma, la Plataforma de validación y firma electrónica del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Puede obtener un certificado digital de diferentes proveedores de servicios de certificación. Un ejemplo de proveedor es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que proporciona certificados mediante distintas opciones y, para las opciones que requieren acudir presencialmente a una Oficina de Registro, dispone de una amplia red de oficinas asociadas. Puede obtener más información en esta página de la Sede Electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Potser la resposta estigui en Cl@ve. Si no aconseguiu resoldre el problema, poseu-vos  en contacte amb nosaltres amb  per telèfon, trucant al 060 o deixant un missatge a la Bústia d'atenció de Cl@ve.

A la pantalla inicial del tràmit heu de seleccionar l'opció "INSCRIT" a "Persona per a la qual sol·liciteu el certificat". D'aquesta manera podeu sol·licitar certificats de naixement o de matrimoni en els quals sou la persona inscrita, o bé un dels inscrits en el cas dels certificats de matrimoni.

Sí que es pot. A la pantalla inicial del tràmit, seleccioneu l'opció "TERCER" a "Persona per a la qual esteu sol·licitant el certificat". Podeu sol·licitar certificats de naixement, matrimoni o defunció en els quals NO sou l'inscrit, o NO sou un dels inscrits en el cas dels certificats de matrimoni.

En aquests casos, heu d'indicar si l'inscrit ha mort o és viu i la vostra relació amb ell, seleccionant-lo a l'opció de la primera pantalla de l'aplicació "En qualitat de".

Poden actuar com a representants legals, per exemple, els pares respecte dels seus fills, quan aquests són menors d'edat.

No es consideren inclosos en el grup "Representant Legal":

• El representant legal que exerceix la tutela, que ha d'aportar la documentació que l'acrediti com a representant legal si no consta ja al Registre.
• El representant voluntari que actua per mandat civil o administratiu (advocat, procurador o autoritzat) que ha d'acompanyar la sol·licitud amb el document que el faculta com a autoritzat (poder notarial, designació del torn d'AJG, autorització administrativa...).

Quan actueu com a representant legal en la sol·licitud de certificats de registre civil, heu de marcar en l'aplicació una casella indicant que accepteu la declaració responsable indicada a aquest efecte.

Fins a la plena entrada en vigor de la Llei 20/2011, no es requerirà, amb caràcter general,  l'aportació de documentació justificativa o acreditativa de l'interès legítim a aquells tercers que ho requereixin. Només es podrà requerir l'aportació d'aquests documents per a l'expedició dels certificats si la sol·licitud s'adreça a una oficina de Registre Civil on ja s'hagi implantat el nou model de Registre Civil. L'aplicació de seu electrònica sol·licitarà la documentació  acreditativa només en aquest cas, és a dir, quan a l'oficina de destinació estigui implantat el nou model de Registre Civil.

El Ministeri de Justícia i les Comunitats Autònomes competents preveuen completar la  transformació del Model Registral a les oficines actuals de Registre Civil  abans de finalitzar l'any 2023. 

Durant el període de convivència de les lleis de 8 de juny de 1957 sobre el Registre Civil, i 20/2011, de 21 de juliol, del Registre Civil, en què s'està implantant de manera progressiva el nou model registral, només s'han d'aportar aquests documents acreditatius si l'oficina que tramita l'expedient ja es troba sota el mandat de la Llei 20/2011.

S'adverteix al sol·licitant que, si no explica causa justificativa, necessitat i  destinatari, es denegarà la sol·licitud.

Se us podrà exigir l'aportació d'aquests documents  quan sol·liciteu un certificat com a tercer en determinats casos: Quan al camp "En qualitat de" seleccioneu: "Autoritzat per la persona inscrita o el seu representant" o "Altres", per a certificats de naixement o matrimoni.

Per sol·licitar el vostre certificat de naixement en cas d'haver nascut al Sàhara Occidental, heu d'indicar les dades següents al formulari:

• País de naixement: ANTICS TERRITORIS DE LA SOBIRANIA ESPANYOLA.
• Lloc Naixement: EL SAHARA.
• País inscripció: Espanya.
• Província Inscripció: Madrid.
• Registre Civil: Registre Civil Central.

No es podran presentar sol·licituds del mateix certificat fins 15 dies després de l'anterior. Aquesta limitació no afecta les sol·licituds de llicència que es puguin emetre en el moment

És a dir, per poder sol·licitar el mateix certificat: el mateix sol·licitant per al mateix inscrit, mateixa matèria i igual tipus de certificat, caldrà esperar 15 dies a partir de la sol·licitud anterior. Aquesta limitació només afecta els certificats que no es poden generar en línia.

Si el naixement, matrimoni o defunció s'han produït a l'estranger, la sol·licitud pot demanar-vos que introduïu les dades registrals corresponents al Registre Civil Central o del Consolat.

Per a les dades registrals del Registre Civil Central, cal emplenar els camps següents:

En el cas que disposeu d'un altre certificat emès prèviament pel Registre Civil Central, podeu trobar-hi les dades tal com s'indica a la imatge següent:

I per a les dades registrals del consolat, cal emplenar els camps següents:

En el cas que tingueu un altre certificat emès prèviament pel consolat, podeu trobar-hi les dades tal com s'indica als exemples:

Per obtenir els certificats de registre civil en el moment, els fets sobre els quals es sol·liciten han d'estar associats a oficines de registre civil digitalitzades o informatitzades; en cas contrari no serà possible.

Si es compleix la condició del paràgraf anterior, es poden obtenir certificats en el moment en els casos següents:

• Quan sigueu la persona inscrita, és a dir, quan ho estigueu sol·licitant per a vós mateix. Casos de certificats de naixement i matrimoni
• En les següents situacions, quan ho sol·liciteu com a tercer, és a dir, per a una altra persona:
• Si l'inscrit és viu i vostè és el seu representant legal. Només per a certificats de naixement.
• Si l'inscrit és difunt i està en el grup de “Fills, Cònjuges i Parelles de fet" respecte a l'inscrit.

En la resta de casos, el certificat NO s'obtindrà electrònicament en el moment.

Ara com ara, NO es poden obtenir certificats per a persones amb un sol cognom.

En la resta de supòsits no indicats a Puc obtenir els certificats de registre civil en el moment electrònicament? la sol·licitud, segons el cas, sol·licitarà unes o altres dades i us guiarà en el procés; es poden produir  dues situacions:

• La vostra sol·licitud serà enviada perquè la tramiti un funcionari, i un cop estudiada i acceptada, el certificat serà enviat a l'adreça postal que indiqueu a la sol·licitud.
• En el cas que el fet sobre el qual es sol·licita la certificació es trobi en una oficina de registre civil NO informatitzada, la pròpia sol·licitud us indicarà que l'heu de sol·licitar presencialment.

L'aplicació permet seleccionar-la, però el certificat només es proporcionarà en l'idioma sol·licitat quan sigui possible. En el cas de les inscripcions digitalitzades i les informatitzades, és possible que no es puguin expedir en l'idioma sol·licitat.

Podeu utilitzar el següent formulari en cas que tingueu problemes en la sol·licitud dels certificats per posar-vos en contacte amb el Centre d'Atenció al Ciutadà.